3.5.3. Programa de Implementación
Dentro de la elaboración de un Plan de Negocios es importante identificar el modelo de gestión que será necesario aplicar para garantizar el adecuado funcionamiento y operación del negocio con su adecuado soporte administrativo y de dirección.
Asimismo, así como una idea de negocios requiere un análisis estratégico para determinar su proyección en el futuro, también es necesario determinar cual será el proceso de formalización del negocio, con la finalidad que éste opere cumpliendo toda la normatividad vigente y evita problemas legales futuros. Finalmente es importante identificar y prever cuáles serán las acciones que se deberán desarrollar para convertir el proyecto en un negocio listo para operar.
En este sentido, un Plan de Gestión e Implementación deberá contener las siguientes partes:
- Definición de modelo de gestión
- Requerimientos legales y formales para la constitución del negocio
- Identificación del cronograma de implementación
- Presupuestos del Plan de Gestión e Implementación
En este sentido, un Plan de Gestión e Implementación deberá contener las siguientes partes:
- Definición de modelo de gestión
- Requerimientos legales y formales para la constitución del negocio
- Identificación del cronograma de implementación
- Presupuestos del Plan de Gestión e Implementación
1. Definición de Modelo de Gestión
Un modelo de gestión es un conjunto de parámetros, normas y políticas organizacionales que servirán para que exista una adecuada concordancia y coherencia entre todos los diversos componentes de la empresa.
Para ello se podrán seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el modelo de estructura organizacional a aplicar
2. Identificar los diversos cargos que tendrá la estructura organizacional
3. Fijar las funciones que deberá desempeñar cada cargo
4. Identificar las competencias organizacionales
5. Identificar las competencias por áreas y/o por cargos
6. Identificar el perfil de cada cargo
7. Determinar la cantidad de personas necesarias para cada cargo
Para ello se podrán seguir los siguientes pasos:
1. Seleccionar el modelo de estructura organizacional a aplicar
2. Identificar los diversos cargos que tendrá la estructura organizacional
3. Fijar las funciones que deberá desempeñar cada cargo
4. Identificar las competencias organizacionales
5. Identificar las competencias por áreas y/o por cargos
6. Identificar el perfil de cada cargo
7. Determinar la cantidad de personas necesarias para cada cargo
1. Seleccionar el modelo de estructura organizacional a aplicar |
Existen muchos tipos de estructuras organizaciones. Enrique Louffat en su libro Organigramas y manuales organizacionales: fundamentos para su elaboración, enuncia varios tipos, dentro de los cuales se han extraído los siguientes:
Para proyectos pequeños y locales, una estructura funcional puede ser lo más adecuado. En la medida que el proyecto considere una amplia gama de productos (bienes y/o servicios) no necesariamente complementarios será necesario buscar una estructura organizacional más compleja que permita una mayor fluidez al negocio pero a la vez determine niveles jerárquicos.
- Piramidal: Tipo de organización tradicional y ampliamente utilizada. Por lo general es empleada en mercados estables con pocos o igual tipo de clientes. Está orientada a la especialización de las labores, pudiendo ser funcional, por zonas geográficas, por clientes, por producto, por procesos, entre otras
- Matricial: En la cual se conjuntan dos tipos de niveles jefaturales complementarios entre si, por lo cual uno formará equipos multidisciplinarios. Generalmente combina el funcional con mercado, productos, clientes, procesos o servicios. Asimismo, requiere altas dosis de coordinación. Suelen usar estructuras matriciales los hospitales, las instituciones académicas, las constructoras, entre otros.
- Celular: Estructura constituida por unidades organizacionales (células). Las células deben encuadrarse dentro de la dimensión estratégica, operacional y/o táctica. Las células pueden tener una duración determinada. Puede o no interactuar con otras células. Un modelo puede ser las empresas que desarrollan proyectos, las cuales crean unidades organizacionales específicas que tendrán vigencia mientras dure el mismo.
- Redes: La interrelación de procesos organizacionales como un eje de integración total de la organización. Busca una integración holística entre procesos compartidos e integrados. Establece células de trabajo polivalentes que forman una red, que puede tener conexiones con proveedores, clientes y hasta competidores
Para proyectos pequeños y locales, una estructura funcional puede ser lo más adecuado. En la medida que el proyecto considere una amplia gama de productos (bienes y/o servicios) no necesariamente complementarios será necesario buscar una estructura organizacional más compleja que permita una mayor fluidez al negocio pero a la vez determine niveles jerárquicos.
2. Identificar los diversos cargos que tendrá la estructura organizacional |
Después de escoger el tipo de organización se deberá diseñar la estructura organizacional ideal para el proyecto, para lo cual tendrán que considerarse dos factores: que sea lo suficientemente flexible para adaptarse al mercado y los cambios del mismo – algo muy necesario en los primeros meses del negocio – y que permita determinar funciones y responsabilidades específicas.
El organigrama puede considerar áreas de apoyo como:
-Administración -Contabilidad -Finanzas -Créditos -Tesorería -Logística -Mantenimiento -Soporte técnico -Recursos humanos Asimismo, puede considerar áreas de asesoría como: -Asesoría legal -Estudios económicos -Planeamiento estratégico -Innovación -Investigación de mercados |
Respecto de las áreas de línea puede considerarse:
-Operaciones -Producción -Comercialización -Comercio exterior -Ventas -Control de calidad -Gestión de proyectos -Gestión de reclamos |
3. Fijar las funciones que deberá desempeñar cada cargo |
Para ello es necesario identificar dos tipos de funciones: las generales y las específicas. Las funciones generales usualmente son aquellas tareas compartidas por todos los cargos de un área o son generales para todos los cargos del proyecto. Las específicas describen las tareas que corresponderán exclusivamente a cada cargo. Según la complejidad del proyecto esta descripción de funciones deberá ser más o menos detallada.
4. Identificar las competencias organizacionales |
El siguiente paso es definir las competencias de la organización o competencias nucleares. Las competencias son el conjunto de conocimientos y habilidades se deben tener para cumplir un determinado objetivo o tarea. Luego, para definir las competencias de la organización será necesario tener en cuenta la visión y misión del negocio, los atributos de valor y ventajas competitivas a ofrecer y los objetivos estratégicos del proyecto.
Por ejemplo si la visión del negocio es ser reconocidos por la calidad y la novedad de los productos, las competencias de la organización serán investigación y desarrollo, análisis y prospectiva, experimentación y capacidad de aprendizaje entre otros.
En términos generales, se recomienda que no sean más de 4 competencias organizacionales ni más de 4 competencias por áreas.
En términos generales, se recomienda que no sean más de 4 competencias organizacionales ni más de 4 competencias por áreas.
5. Identificar las competencias por áreas y/o por cargos |
Si estuviésemos diseñando el área de obras de una constructora, las competencias podrían ser capacidad de comunicación, capacidad de supervisión, gestión de inventarios, análisis y toma de decisiones, por ejemplo. Estas competencias deben ser compartidas por todos los miembros del área.
6. Identificar el perfil de cada cargo |
Se identificará los requerimientos específicos que deberá cumplir la persona que vaya a cubrir el mismo, pudiendo considerar principalmente:
- Formación (técnica, universitaria, post grado)
- Años y tipo de experiencia (general y/o específica)
- Competencias (conocimientos y habilidades)
Es importante que el diseño del puesto sea adecuadamente planificado y analizado, pues errores en el inicio pueden generar brechas de rendimiento o capacidades que luego, para cerrarlas, representarán gastos adicionales para la empresa. Inclusive el impacto puede ser mayor si es que hay que renovar al personal, lo cual generará costos de reclutamiento y un plazo hasta que el reemplazo aprenda las funciones y tareas.
- Formación (técnica, universitaria, post grado)
- Años y tipo de experiencia (general y/o específica)
- Competencias (conocimientos y habilidades)
Es importante que el diseño del puesto sea adecuadamente planificado y analizado, pues errores en el inicio pueden generar brechas de rendimiento o capacidades que luego, para cerrarlas, representarán gastos adicionales para la empresa. Inclusive el impacto puede ser mayor si es que hay que renovar al personal, lo cual generará costos de reclutamiento y un plazo hasta que el reemplazo aprenda las funciones y tareas.
7. Determinar la cantidad de personas necesarias para cada cargo |
Es necesario determinar la cantidad de personas que se requerirán para ocupar dicho cargo y cual es su sueldo. La cantidad de personas dependerá de la demanda del servicio y/o de la capacidad estimada. Por ejemplo, si la idea es poner un restaurante, se sabe que debe haber un mozo por cada 4 mesas. Luego, si se espera atender 20 mesas durante el almuerzo, entonces requeriremos 5 mozos. Incrementar o reducir esa cifra podrá afectar la calidad del servicio o incrementar los costos.
El sueldo dependerá de la decisión de la empresa respecto de las remuneraciones del personal; es decir, uno puede ofrecer un sueldo superior, similar o inferior al promedio del mercado. La decisión dependerá de la especialización del puesto, la experiencia requerida o la combinación de ambos factores. Para determinar si dicho sueldo puede ser cubierto por el proyecto es necesario calcular el presupuesto global de personal. Para ello es importante tener la siguiente información:
- Número de personas por cargo
- Número de cargo en la estructura organizacional
- Sueldo bruto mensual
Para determinar el presupuesto por cargo se multiplicará la cantidad de personas por el sueldo bruto mensual por la cantidad de remuneraciones anuales determinadas por ley.
El sueldo dependerá de la decisión de la empresa respecto de las remuneraciones del personal; es decir, uno puede ofrecer un sueldo superior, similar o inferior al promedio del mercado. La decisión dependerá de la especialización del puesto, la experiencia requerida o la combinación de ambos factores. Para determinar si dicho sueldo puede ser cubierto por el proyecto es necesario calcular el presupuesto global de personal. Para ello es importante tener la siguiente información:
- Número de personas por cargo
- Número de cargo en la estructura organizacional
- Sueldo bruto mensual
Para determinar el presupuesto por cargo se multiplicará la cantidad de personas por el sueldo bruto mensual por la cantidad de remuneraciones anuales determinadas por ley.
2. Requerimientos legales y formales para la constitución del negocio
Si estamos desarrollando un Plan de Negocios es que la idea de negocios no es pequeña sino que tiene un tamaño considerable. Por ello se deberán tener en cuenta todas las normas legales vigentes en el mercado donde se ubique el negocio.
Requisitos Legales Comerciales
En la CÁMARA DE COMERCIO
En la CÁMARA DE COMERCIO
- Confirme que el nombre que quiere usar para su empresa no ha sido registrado.
- Tramitar el formulario de Registro de matrícula mercantil.
- Tramitar el anexo de la solicitud del NIT. (DIAN)
- Pagar los derechos de Registro de matrícula mercantil.
- Requisitos legales Tributarios
- Tramitar el RUT (registro único tributario).
- Asignación del NIT (número de Identificación Tributaria).
- Requisitos de funcionamiento
- Registro de Industria y Comercio.
- Certificado del uso del suelo.
- Licencia sanitaria.
- Licencia de seguridad.
Lo importante de revisar de manera preliminar estros trámites es identificar su costo y plazo del trámite, pues en algunos casos puede implicar hasta perder una campaña completa. Imaginen que un colegio no recibe la autorización del Ministerio de Educación antes de iniciar matriculas. Ello implicará que se pueda perder un año el inicio de operaciones.
3. Identificación del cronograma de implementación
Dentro del Plan de Implementación es importante identificar y prever cuáles serán las acciones que se deberán desarrollar para convertir el proyecto en un negocio listo para operar.
En este contexto se deben considerar las actividades necesarias para que el proyecto empiece a operar.
En este contexto se deben considerar las actividades necesarias para que el proyecto empiece a operar.
A nivel administrativo se puede considerar:
•Constitución legal •Obtención de permisos y licencias •Selección y contratación de personal •Inducción •Elaboración del presupuesto anual •Apertura de cuentas bancarias A nivel operativo se pueden considerar algunas de las siguientes actividades: •Alquiler y adecuación del local •Adquisición e instalación de activos •Elaboración de procedimientos clave •Negociación con proveedores •Pruebas de producción •Capacitación y entrenamiento de personal |
Por otra parte, a nivel de marketing algunas actividades podrían ser:
•Prueba de producto •Elaboración de la página web •Elaboración de base de datos de clientes •Elaboración de campaña de lanzamiento •Coordinación con canales de distribución •Entrenamiento del personal comercial Adicionalmente a nivel de sistemas las actividades puede considerarse: •Compra de equipos de cómputo •Compra de dominio y servicio de hosting •Instalación de cableado estructurado •Instalación y prueba de equipos y software •Creación de cuentas de correo y accesos a sistemas |
Dependiendo de la naturaleza del negocio se deberá identificar las actividades que serán necesarias para poner en marcha el mismo. Algunas de estas actividades requieren que se cumplan otras de manera preliminar. Por ejemplo, para instalar los activos es necesario haber alquilado el local primero. Asimismo, hay otras actividades que se pueden realizar en paralelo, como las pruebas de equipos y la capacitación de personal.
Cada actividad debe tener un responsable. Para ello debes revisar tu organigrama e identificar que puesto es el idóneo para ejecutar la actividad. Es importante que identifiques las tareas para cada actividad, lo cual te permitirá estimar el plazo y costo de cada una de ellas.
Con la finalidad de optimizar este proceso de implementación se puede desarrollar un Diagrama de Gantt, para lo cual se pueden seguir los siguientes pasos:
a) Elaborar listado de tareas y la duración de la misma.
b) Priorizar dichas tareas según la importancia y/o urgencia de las mismas.
c) Evaluar si dichas tareas de realizarán completas o se pueden dividir en partes.
d) Evaluar si algunas tareas se pueden ejecutar simultáneamente
Cada actividad debe tener un responsable. Para ello debes revisar tu organigrama e identificar que puesto es el idóneo para ejecutar la actividad. Es importante que identifiques las tareas para cada actividad, lo cual te permitirá estimar el plazo y costo de cada una de ellas.
Con la finalidad de optimizar este proceso de implementación se puede desarrollar un Diagrama de Gantt, para lo cual se pueden seguir los siguientes pasos:
a) Elaborar listado de tareas y la duración de la misma.
b) Priorizar dichas tareas según la importancia y/o urgencia de las mismas.
c) Evaluar si dichas tareas de realizarán completas o se pueden dividir en partes.
d) Evaluar si algunas tareas se pueden ejecutar simultáneamente
Algunas veces el Diagrama de Gantt puede incluir los responsables para cada una de las tareas. Asimismo, hay tareas que tienen subtareas, las cuales deberán detallarse de acuerdo a la relevancia de las mismas. Finalmente, si se tienen más de 25 o 30 actividades, entonces es necesario utilizar herramientas de programación más avanzadas como PERT o inclusive usar software especializado como el Microsoft Project.
Finalmente recuerde que el plazo debe ser realista y reducirse lo más posible, pues cuando más se demore, mayor será la demora en recuperar lo invertido y mayor será el gasto financiero.
Finalmente recuerde que el plazo debe ser realista y reducirse lo más posible, pues cuando más se demore, mayor será la demora en recuperar lo invertido y mayor será el gasto financiero.
4. Presupuestos del Plan de Gestión e Implementación
Todas las actividades que implican este plan van a tener implicancias a nivel de inversiones o gastos, los cuales pueden ser los siguientes:
De implementación o pre-operativos, que serán incluidos en las inversiones: Los cuales pueden considerar por ejemplo:
• Traslados de activos • Personal para la implementación o subcontratación integral • Instalación y/o calibración de equipos • Selección y capacitación de personal • Pruebas y ensayos • Dominio y página web |
De requerimientos legales y formales: los cuales usualmente son:
• Gastos notariales • Gastos registrales • Gastos de licencias de funcionamiento y permisos |
Para capital de trabajo: que es la diferencia entre el activo circulante menos el pasivo circulante. Aunque este es un concepto muy complejo, podríamos simplificarlo y determinarlo como el requerimiento de dinero para cubrir flujos deficitarios. Usualmente se requiere capital para operar durante los primeros periodos de operación, pues muchas veces los ingresos aún no son suficientes para cubrir los costos y gastos del negocio.
Al igual que el Plan Estratégico, de Marketing y de Operaciones, el Plan de Gestión e Implementación es muy importante para lograr que el Plan de Negocios pueda reducir riesgos de errores de gestión y legales.
Al igual que el Plan Estratégico, de Marketing y de Operaciones, el Plan de Gestión e Implementación es muy importante para lograr que el Plan de Negocios pueda reducir riesgos de errores de gestión y legales.
"Plan de Gestión e Implementación", disponible en http://gestionando-empresas.blogspot.mx/2011/06/plan-de-gestion-e-implementacion.html. Consulta del 13 de Noviembre del 2016.
"Requisitos para crear una empresa", disponible en http://visasegura.com/empresa/requisitos-para-crear-una-empresa.html. Consulta del 13 de Noviembre del 2016.
"Requisitos para crear una empresa", disponible en http://visasegura.com/empresa/requisitos-para-crear-una-empresa.html. Consulta del 13 de Noviembre del 2016.